EveryTag Virtual Data Room (VDR)

Виртуальная комната – это пространство для работы с документами. В неё можно загружать важные документы и открывать разный уровень доступа к ним. Пока документы закрыты от сторонних глаз, они достаточно надежно защищены. Но как защитить их, если нужно дать к ним доступ ограниченному числу мало знакомых людей? Например, конфиденциальные документы при совершении различных сделок, какие-то финансовые отчёты или документы, связанные с налоговыми или аудиторскими проверками. Можно привести много аналогичных примеров, когда важно, с одной стороны, дать доступ к документам, а с другой – быть уверенными, что не произойдет их утечки или обязательно будет найден человек, который такую утечку совершил.

Продукт EveryTag VDR, созданный на базе технологии EveryTag, реализует такую возможность. Он предлагает работу в отдельном web-пространстве, куда загружаются и где хранятся защищаемые документы, которые пользователь может открывать доверенным сторонним участникам процесса для просмотра, экспорта или печати. Загружая в EveryTag VDR свои документы, можно быть уверенным, что система для каждого из них проведет процедуру распознавания текста и сохранения схемы. Поскольку любые папки и документы, находящиеся в системе, могут быть по желанию владельца документов открыты для сторонних пользователей, система позволит сформировать для них уникальные маркированные копии. Таким образом, EveryTag VDR не ограничивает возможности пользователя по работе с документацией. Можно хранить в системе любые документы – как полностью открытые, так и ограниченного доступа или строго приватные.

Чтобы дать возможность внешним контрагентам просматривать какие-либо папки или документы в системе, пользователь отправляет ссылку на электронную почту заинтересованных лиц. Получивший такую ссылку, человек входит в систему, которая сразу откроет ему для просмотра нужный документ. Владелец документов самостоятельно регулирует как уровень и срок доступа, так и перечень людей, которым доступ предоставляется. При предоставлении доступа можно заранее предупредить гостей о способах защиты документов в системе, чтобы избежать неприятных ситуаций с утечкой информации. Информирование пользователей о возможностях по поиску виновника в случае неправомерных действий является превентивной психологической мерой защиты документов.

Фактически, человек работает в своем личном кабинете, дополнительно имея возможность фиксировать каждую выданную копию своего документа. В случае компрометации даже небольшого фрагмента текста любого хранимого в EveryTag VDR документа, владелец может провести экспертизу и однозначно обнаружить имя человека, который без согласования его опубликовал. 

Уникальные копии создаются всякий раз при открытии документа и отправке по электронной почте. Кроме того, по умолчанию каждый загружаемый в VDR документ доступен исключительно его создателю, и лишь он один в праве открывать доступ другим лицам.

Разработчики рекомендуют использовать VDR для проведения критически важных деловых мероприятий: сделок по слиянию-поглощению, аудиторских проверок и подготовки к IPO, для работы с личной информацией публичных персон, а также для защиты интеллектуальной собственности.

Создание самой комнаты данных занимает не более минуты. Вход в систему осуществляется через двухфакторную аутентификацию с помощью Google Authenticator.

Развернуть решение возможно тремя способами:

• в публичном облаке

• в частном облаке

• на серверах клиента

Внутри интерфейса VDR возможно создание рабочего пространства с личным и совместным доступом.

Дополнительно в VDR существует возможность отслеживания активности пользователей по критериям:

• по периоду

• по имени пользователя

• по email

• по конкретной рабочей области

• по типу действия и др.